Внедрите систему планирования, наведёте порядок в задачах, уберёте переработки и пожары в делах, избавитесь от надкусанных задач, расставите приоритеты и автоматизируете контроль
Ваша команда все задачи будет вести в планировщике
В итоге у вас прогнозируемый проект, никаких прилетающих задач и команда, которая знает что и когда ей делать